Mitä sellaisille hakemuksille tapahtuu 1.4. jälkeen, jotka ovat jonossa tai joiden käsittely on kesken jollain toisiolain 6 §:n rekisterinpitäjällä?

Findata on 1.4.2020 alkaen ainoa toimivaltainen viranomainen, joka voi myöntää luvat sosiaali- ja terveystietojen toissijaiseen käyttöön silloin, kun tietoja yhdistellään usealta rekisterinpitäjältä.

Mikäli hakemuksessa haetaan aineistoa vain yhdeltä rekisterinpitäjältä eikä sitä ole tarkoitus yhdistää muiden rekisterinpitäjien aineistoihin, yksittäinen rekisterinpitäjä on toimivaltainen myöntämään luvan myös 1.4.2020 jälkeen. Tämä koskee myös muutoshakemuksia.

Alla on lueteltu tapauskohtaisesti, miten eri tilanteissa toimitaan.

1. Tietolupahakemus jätetty ennen 1.5.2019

Toisiolain siirtymäsäännösten mukaan kaikki sellaiset hakemukset, jotka on jätetty yksittäisille rekisterinpitäjille ennen lain voimaantuloa eli 1.5.2019, käsitellään loppuun saakka yksittäisissä rekisterinpitäjissä.

Tämä tarkoittaa, että mikäli hakemus on jätetty ennen 1.5.2019, kukin rekisterinpitäjä tekee siihen päätöksen sekä poimii ja toimittaa aineiston, vaikka hakemusta ei olisi ehditty vielä edes ottaa käsittelyyn 1.4.2020 mennessä.

Esimerkki: Tutkija on hakenut aineistoa HUS:lta, Kelalta ja THL:lta helmikuussa 2019 tarkoituksenaan yhdistää aineistot analysointia varten. Hän ei ole saanut vielä kaikkia tietolupapäätöksiä tai aineistoja.

Miten toimitaan: HUS, Kela ja THL käsittelee kukin heille tulleet hakemukset loppuun ja toimittavat aineistot tutkijalle kuten ennenkin.

2. Tietolupahakemus jätetty 1.5.2019 jälkeen ja siihen on tehty päätös, mutta aineistoa ei ole toimitettu 31.3.2020 mennessä

Vaikka tietolupahakemus on jätetty toisiolain voimaantulon jälkeen, se voidaan silti käsitellä loppuun yksittäisessä rekisterinpitäjässä, mikäli hakemukseen on tehty päätös viimeistään 31.3.2020. Tällöin aineisto toimitetaan luvan mukaisesti asiakkaalle myös 1.4.2020 jälkeen.

Tulkinta perustuu luvanhakijan oikeusturvan ja luottamuksensuojan kunnioittamiseen sekä hyvään hallintotapaan: viranomaispäätös on pitävä ja siihen tulee pystyä luottamaan.

Esimerkki: Tutkija on hakenut aineistoa HUS:lta, Kelalta ja THL:lta kesäkuussa 2019 tarkoituksenaan yhdistää aineistot analysointia varten. Hän on saanut kaikilta rekisterinpitäjiltä lupapäätöksen, mutta kaikkia (tai mitään) aineistoja ei ole vielä toimitettu.

Miten toimitaan: HUS, Kela ja THL toimittavat aineistot tutkijalle tekemiensä päätösten mukaisesti kuten ennenkin.

3. Tietolupahakemus jätetty 1.5.2019 jälkeen, eikä siihen ole tehty päätöstä 31.3.2020 mennessä

Mikäli hakemus on jätetty 1.5.2019 jälkeen eikä siihen ole tehty päätöstä 31.3.2020 mennessä, hakemus on jätettävä uudestaan Findatalle sähköisen hakemusjärjestelmän kautta.

Jos aineistoa tullaan yhdistämään usealta eri rekisterinpitäjältä, Findata on 1.4.2020 alkaen ainoa toimivaltainen viranomainen tietoluvan myöntämiseen.

Hakemus tulee lähettää Findatalle kokonaisuudessaan uudestaan 1.4.2020 alkaen siksi, koska toisiolaki velvoittaa Findatan käyttämään hallintajärjestelmää tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen vastaanottoon. Findata ei siis voi ottaa suoraan vanhoja hakemuksia yksittäisiltä rekisterinpitäjiltä käsittelyyn.

Myös käsittelyn edellytyksenä olevat selvitys- ja täydennyspyynnöt sekä hakijan Findatalle toimittamat selvitykset, täydennykset ja hakemusta koskevat muutokset toteutetaan hallintajärjestelmän välityksellä.

Jos käyttötarkoituksen edellytyksenä on lakisääteisesti tiedonhyödyntämissuunnitelman eettinen ennakkoarviointi, myös eettinen arviointi saatetaan vireille ja lausunto toimitetaan hallintajärjestelmän välityksellä.

Esimerkki: Tutkija on hakenut aineistoa HUS:lta, Kelalta ja THL:lta helmikuussa 2020 tarkoituksenaan yhdistää aineistot analysointia varten. Hakemuksista käy ilmi, että hän aikoo yhdistää aineistot. Tutkija on saanut HUS:lta myönteisen lupapäätöksen, mutta Kela tai THL ei ole tehnyt vielä asiasta päätöstä. Aineistoja ei ole toimitettu mistään.

Miten toimitaan: HUS toimittaa aineiston tutkijalle tekemänsä päätöksen mukaisesti kuten ennenkin. Kelan ja THL:n aineistojen osalta tutkijan tulee tehdä uusi tietolupahakemus Findatan sähköisessä hakujärjestelmässä 1.4.2020 alkaen.

Muutoshakemusten käsittely 1.4.2020 alkaen

Findata käsittelee 1.4.2020 alkaen muutoshakemukset aina, kun muutos koskee usean eri rekisterinpitäjän tai yksityisen palveluntarjoajan aineistoa. Mikäli muutoshakemus koskee vain yhden julkisen rekisterinpitäjän aineistoa, luvan myöntänyt rekisterinpitäjä käsittelee muutoshakemuksen kuten ennenkin.

STM:n maksuasetus määrittelee, milloin kyseessä on Findatan osalta muutoshakemus ja milloin uusi tietolupahakemus. Sen mukaan muutoshakemuksia ovat sellaiset hakemukset, joissa pidennetään  luvan voimassaoloaikaa ja/tai lisätään tietoluvan nojalla luovutetun aineiston käsittelyyn oikeutettuja henkilöitä.

Mikäli muutos koskee aineistoa, kyseessä on Findatan näkökulmasta uusi tietolupahakemus.