Tältä sivulta löydät:

Katso myös: Kuka vastaa hakemusten käsittelystä ja päätöksistä milloinkin?

Yleisiä ohjeita ja huomioita verkkolomakkeen käyttöön

Voit tehdä tietolupahakemuksen Findatalle verkkolomakkeella, jonne pääset osoitteesta https://lupa.findata.csc.fi/ (aukeaa uuteen ikkunaan). Järjestelmään kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistuksen avulla.

Löydät  järjestelmiin liittyvät tekniset tiedotteet esim. huoltokatkoista, järjestelmähäiriöistä ja käyttöön vaikuttavista rajoitteista tältä sivulta: Tekniset tiedotteet

Huom! Järjestelmässä on huoltokatko joka aamu klo 8.00–9.00.

Muistathan tallentaa keskeneräisen hakemuksen noin 15 minuutin väliajoin. Tällä hetkellä järjestelmä kirjaa hakijan ulos automaattisesti tietyn aikarajan jälkeen, eikä lomake tallennu automaattisesti.

Internet Explorer -selaimella saattaa esiintyä häiriöitä kirjautumisessa ja käytössä. Suosittelemme muiden selainten käyttämistä.

Ongelmatilanteissa voit ottaa yhteyttä Findatan neuvontapalveluun sähköpostitse: info@findata.fi tai puhelimella: 029 524 6500 (avoinna arkisin klo 9.00–11.00 ja 12.00–16.00).

Tällä hetkellä tunnistautuminen ja siten tietoluvan hakeminen on mahdollista henkilöille, joilla on Suomen väestötietojärjestelmään kirjattu henkilötunnus. Edistämme parhaillaan muita tunnistusratkaisuja.

Takaisin ylös

Hakemustilanne 26.6.2020

  • Vastaanotetut hakemukset yhteensä: 148 kpl
    • Tietolupa: 98 kpl
    • Tietopyyntö: 27 kpl
    • Muutoshakemus: 23 kpl
  • Tehdyt päätökset yhteensä: 38 kpl
    • Myönteisiä: 14 kpl
    • Kielteisiä: 1 kpl
    • Raukeavia: 23 kpl
  • Käsittelyssä olevia hakemuksia yhteensä: 45 kpl
  • Jonossa olevia hakemuksia yhteensä: 65 kpl

Takaisin ylös

Ohje tietolupahakemuksen tekemiseen

Tietolupahakemuksella voit hakea Findatasta yksilötasoista aineistoa. Findatan toiminnan kohteena olevien rekisterinpitäjien rekisterien tietosisällöistä kannattaa toistaiseksi etsiä tietoa rekisterinpitäjien omilta verkkosivuilta.

Jos tarvitset yksilötasoista aineistoa ainoastaan yhdeltä rekisterinpitäjältä, tulee asiasta tiedustella kyseiseltä rekisterinpitäjältä.

Aineistopyyntöä koskevasta päätöksestä ja aineiston käsittelystä peritään maksu. Palvelun lopullinen hinta määräytyy Findataa koskevan STM:n maksuasetuksen mukaiseen maksuun päätöksestä sekä tuntiperusteiseen maksuun aineiston yhdistämiseen ja käsittelyyn käytetystä työajasta.

Findatan maksujen lisäksi lopulliseen hintaan vaikuttavat rekisteripitäjien omiin säännöksiin perustuvat maksut pyydetyn aineistojen poiminnasta ja toimittamisesta.

Tietolupahakemuksen käsittelyn käynnistyessä Findata pyytää rekisterinpitäjiltä hinta-arvion tarvittavan aineiston poiminnasta ja välittää tiedon hinta-arviosta hakijalle, jonka on mahdollista hyväksyä tai hylätä annettu hinta-arvio. Aineiston lopullinen hinta varmistuu vasta aineiston luovutuksen jälkeen. Rauenneesta ja kielteisestä päätöksestä veloitetaan erillinen käsittelymaksu.

Tietolupahakemuksen voi alkuun jättää suomen ja englannin kielellä. Ruotsinkielinen hakemuslomake tulee käyttöön pian.

Takaisin ylös

Aineiston käsittely tietoluvan myöntämisen jälkeen

Tietoluvan myöntämisen jälkeen asiakkaan tiedot poimitaan eri rekisterinpitäjien toimesta ja toimitetaan tietoturvallisesti Findataan

Findatassa nämä rekisterinpitäjiltä kootut aineistot esikäsitellään ja pseudonymisoidaan sekä tarvittaessa yhdistellään ja anonymisoidaan. Käytännössä tiedoista poistetaan suorat tunnisteet ja samalla tuotetaan pseudotunniste, jonka avulla eri henkilöt voidaan erottaa toisistaan ja tietoja voidaan yhdistellä henkilötasolla eri tiedostoista

Tietojen yhdisteleminen kohdistuu vain henkilötunnuksella yhdistämiseen ja toteutetaan vain silloin, kun yhdistäminen ei vaadi esimerkiksi luokitusten harmonisointia.

Aineiston käsittelyn jälkeen aineistot siirretään asiakkaan käsiteltäväksi tietoturvalliseen käyttöympäristöön.

Takaisin ylös

Tietolupahakemuksessa kysyttäviä asioita

Huomioithan, että alla olevat tiedot kuvaavat yleisellä tasolla hakemuksen sisältöä . Kaikki hakemukset jätetään sähköisen hakujärjestelmän kautta 1.4.2020 alkaen.

  • Luvanhakijan tiedot
    • Luvanhakijan perustiedot (yksityishenkilön tai organisaation)
    • Omat tiedot
    • Jos luvanhakija ei ole myös rekisterinpitäjä, ilmoita kuka tai mikä taho toimii aineiston rekisterinpitäjänä
  • Laskutustiedot
  • Tietojen käyttötarkoitus
    • Toisiolain mukainen käyttötarkoitus
      • Jos kyseessä on tieteellinen tutkimus
        • Liitä mukaan tutkimussuunnitelma
        • Vahvista, että hanke täyttää tieteellisen tutkimuksen yleiset kriteerit
        • Tutkimuksesta vastaavan henkilön nimi, oppiarvo ja tehtävänimike
    • Onko kyseessä opinnäytetyö?
      • Jos kyllä, anna lisätietoja opinnäytetyöstä
    • Hankkeen nimi (ei pakollinen)
    • Lyhyt kuvaus tietojen käyttötarkoituksesta (max. 500 merkkiä)
  • Kohdejoukon poimintaehtojen määrittely
    • Kohdejoukon muodostus: poimiiko Findata kohdejoukon vai toimitatko itse kohdejoukon henkilötunnukset Findatalle?
      • Kohdejoukon toimittajan yhteystiedot (jos toimitat itse)
      • Poimintatapa (jos Findata poimii)
        • Poimitaan kaikki poimintaehdot täyttävät henkilöt
        • Poimitaan satunnaisotos poimintaehdot täyttävistä henkilöistä
          • Satunnaisotoksen koko
        • Muu otos
          • Liitä kuvaus otantamenetelmästä
        • Lisäkysymykset poiminnan yksityiskohdista
  • Vertailuhenkilöiden poimintaehtojen määrittely
    • Poimitaanko kohdejoukolle verrokkihenkilöitä?
      • Mistä rekisteristä verrokkihenkilöt poimitaan?
      • Poimintaehdot
    • Poimitaanko kohdejoukolle sukulaisia?
      • Mistä rekisteristä sukulaiset poimitaan?
      • Poimintaehdot
  • Poimittavat tiedot
    • Kuvauksen luovutettavista tiedoista voi liittää myös liitteenä
    • Mistä rekistereistä tietoja poimitaan?
    • Kohdejoukosta poimittavat tiedot
      • Kerro jokaisen rekisterin kohdalla vähintään seuraavat tiedot: rekisterinpitäjä, rekisteri, poimittavat tiedot, miltä ajalta tiedot poimitaan
    • Verrokkihenkilöistä poimittavat tiedot (esim. verrokit ja sukulaiset)
      • Kerro jokaisen rekisterin kohdalla vähintään seuraavat tiedot: rekisterinpitäjä, rekisteri, poimittavat tiedot, miltä ajalta tiedot poimitaan
    • Sukulaisista poimittavat tiedot (esim. verrokit ja sukulaiset)
      • Kerro jokaisen rekisterin kohdalla vähintään seuraavat tiedot: rekisterinpitäjä, rekisteri, poimittavat tiedot, miltä ajalta tiedot poimitaan
  • Aineiston käsittely
    • Missä tiedostomuodossa aineisto luovutetaan etäkäyttöympäristöön?
    • Toivottu aineiston poiminta-ajankohta (ei pakollinen)
    • Toivottu aineiston vastaanottopäivä  (ei pakollinen)
    • Aineiston käyttötarpeen alkamispäivä
    • Aineiston käyttötarpeen päättymispäivä
    • Onko henkilötietoaineistoa tarve säilyttää tietoluvan päättymisen jälkeen (esim. tutkimustulosten luotettavuuden varmistamiseksi)?
      • Jos on, kerro miksi ja kuinka kauan
    • Missä maissa aineistoa käsitellään?
      • Jos muu kuin EU/ETA-maa: Yksilöi tietosuoja-asetuksen mukainen siirtoperuste ja missä maassa henkilötietoja käsitellään
  • Tiedonhyödyntämissuunnitelma
    • Jos kyseessä tieteellinen tutkimus:
      • Jos tutkimus on vaatinut vastuuorganisaation tutkimusluvan, liitä tutkimuslupa
      • Jos tutkimus on vaatinut eettisen arvioinnin, liitä puoltava eettinen lausunto
    • Luettele henkilöt, jotka tulevat käsittelemään aineistoa
    • Henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste (EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti) Findatalta saatavalle aineistolle
    • Haetko tällä hakemuksella käyttöoikeutta erityisiin henkilötietoihin? (Erityisiä tai arkaluontoisia henkilötietoja ovat esim. etninen alkuperä, seksuaalinen suuntautuminen tai käyttäytyminen, terveystiedot, biometriset tiedot ja geneettiset tiedot)
      • Jos kyllä, käsittelyn oikeudellinen peruste
    • Jos kyseessä tieteellinen tutkimus tai tilastointi:
      • Onko hankkeessa päätetty rajoittaa rekisteröityjen oikeuksia?
        • Jos kyllä ja hankkeessa käsitellään erityisiä henkilötietoryhmiä, on tehtävä tietosuojalaissa tarkoitettu vaikutustenarviointi ja toimitettava se Tietosuojavaltuutetulle tai käytettävä tietosuoja-asetuksen 40 artiklan mukaisia käytännesääntöjä.
    • Haluatko, että Findata yhdistää nyt haettaviin rekisteritietoihin myös hallussasi olevaa tai muualta saatavaa aineistoa? Kysymykseen vastataan kyllä myös siinä tapauksessa, jos haet tällä hakemuksella aineiston laajennusta tai toimitat Findatalle kohdejoukon tiedot.
      • Jos kyllä, luettele muut käytettävät aineistot ja niiden lähteet. (HUOM. Aineistot toimitetaan Findatalle erikseen erillisen ohjeen mukaisesti, älä siis lähetä omia aineistoja hakemuksen liitteenä)
      • Muun yhdistettävän aineiston käsittelyperuste
      • Jos tietoja on kerätty suostumuksella, liitä tutkittavien tiedote- ja suostumuslomakkeet (HUOM. Älä liitä täytettyjä lomakkeita)
      • Jos omaan aineistoon liittyy aiemmin myönnettyjä tieto- tai tutkimuslupia tai eettisiä lausuntoja, anna näiden tiedot (itse dokumentteja ei tarvitse liittää mukaan)
    • Hankkeen rahoittajat / tilaajat
  • Lisätiedot ja liitteet

Takaisin ylös

Keskeneräisten hakemusten käsittely

Mitä sellaisille hakemuksille tapahtuu 1.4.2020 jälkeen, jotka ovat jonossa tai joiden käsittely on kesken jollain toisiolain 6 §:n rekisterinpitäjällä?

Findata on 1.4.2020 alkaen ainoa toimivaltainen viranomainen, joka voi myöntää luvat sosiaali- ja terveystietojen toissijaiseen käyttöön silloin, kun tietoja yhdistellään usealta rekisterinpitäjältä.

Mikäli hakemuksessa haetaan aineistoa vain yhdeltä rekisterinpitäjältä eikä sitä ole tarkoitus yhdistää muiden rekisterinpitäjien aineistoihin, yksittäinen rekisterinpitäjä on toimivaltainen myöntämään luvan myös 1.4.2020 jälkeen.

Yksittäinen rekisterinpitäjä vastaa luvan myöntämisestä myös niissä tapauksissa, joissa tietoja yhdistetään useista eri rekistereistä, mutta hakijalla on jo voimassa oleva lupa muiden rekisterinpitäjien tietoihin. Toisiolain voimaantulo ei vaikuta voimassa oleviin lupiin.

Alla on lueteltu tapauskohtaisesti, miten eri tilanteissa toimitaan.

1. Tietolupahakemus jätetty ennen 1.5.2019

Toisiolain siirtymäsäännösten mukaan kaikki sellaiset hakemukset, jotka on jätetty yksittäisille rekisterinpitäjille ennen lain voimaantuloa eli 1.5.2019, käsitellään loppuun saakka yksittäisissä rekisterinpitäjissä.

Tämä tarkoittaa, että mikäli hakemus on jätetty ennen 1.5.2019, kukin rekisterinpitäjä tekee siihen päätöksen sekä poimii ja toimittaa aineiston, vaikka hakemusta ei olisi ehditty vielä edes ottaa käsittelyyn 1.4.2020 mennessä.

Esimerkki: Tutkija on hakenut aineistoa HUS:lta, Kelalta ja THL:lta helmikuussa 2019 tarkoituksenaan yhdistää aineistot analysointia varten. Hän ei ole saanut vielä kaikkia tietolupapäätöksiä tai aineistoja.

Miten toimitaan: HUS, Kela ja THL käsittelee kukin heille tulleet hakemukset loppuun ja toimittavat aineistot tutkijalle kuten ennenkin.

2. Tietolupahakemus jätetty 1.5.2019 jälkeen ja siihen on tehty päätös, mutta aineistoa ei ole toimitettu 31.3.2020 mennessä

Vaikka tietolupahakemus on jätetty toisiolain voimaantulon jälkeen, se voidaan silti käsitellä loppuun yksittäisessä rekisterinpitäjässä, mikäli hakemukseen on tehty päätös viimeistään 31.3.2020. Tällöin aineisto toimitetaan luvan mukaisesti asiakkaalle myös 1.4.2020 jälkeen.

Tulkinta perustuu luvanhakijan oikeusturvan ja luottamuksensuojan kunnioittamiseen sekä hyvään hallintotapaan: viranomaispäätös on pitävä ja siihen tulee pystyä luottamaan.

Esimerkki: Tutkija on hakenut aineistoa HUS:lta, Kelalta ja THL:lta kesäkuussa 2019 tarkoituksenaan yhdistää aineistot analysointia varten. Hän on saanut kaikilta rekisterinpitäjiltä lupapäätöksen, mutta kaikkia (tai mitään) aineistoja ei ole vielä toimitettu.

Miten toimitaan: HUS, Kela ja THL toimittavat aineistot tutkijalle tekemiensä päätösten mukaisesti kuten ennenkin.

3. Tietolupahakemus jätetty 1.5.2019 jälkeen, eikä siihen ole tehty päätöstä 31.3.2020 mennessä

Mikäli hakemus on jätetty 1.5.2019 jälkeen eikä siihen ole tehty päätöstä 31.3.2020 mennessä, hakemus on jätettävä uudestaan Findatalle sähköisen hakemusjärjestelmän kautta.

Jos hakemus koskee usean eri rekisterinpitäjän aineistoa, Findata on 1.4.2020 alkaen ainoa toimivaltainen viranomainen tietoluvan myöntämiseen.

Hakemus tulee lähettää Findatalle kokonaisuudessaan uudestaan 1.4.2020 alkaen siksi, koska toisiolaki velvoittaa Findatan käyttämään hallintajärjestelmää tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen vastaanottoon. Findata ei siis voi ottaa vanhoja hakemuksia suoraan yksittäisiltä rekisterinpitäjiltä käsittelyyn.

Myös käsittelyn edellytyksenä olevat selvitys- ja täydennyspyynnöt sekä hakijan Findatalle toimittamat selvitykset, täydennykset ja hakemusta koskevat muutokset toteutetaan hallintajärjestelmän välityksellä.

Jos käyttötarkoituksen edellytyksenä on lakisääteisesti tiedonhyödyntämissuunnitelman eettinen ennakkoarviointi, myös eettinen arviointi saatetaan vireille ja lausunto toimitetaan hallintajärjestelmän välityksellä.

Esimerkki: Tutkija on hakenut aineistoa HUS:lta, Kelalta ja THL:lta helmikuussa 2020 tarkoituksenaan yhdistää aineistot analysointia varten. Hakemuksista käy ilmi, että hän aikoo yhdistää aineistot. Tutkija on saanut HUS:lta myönteisen lupapäätöksen, mutta Kela tai THL ei ole tehnyt vielä asiasta päätöstä. Aineistoja ei ole toimitettu mistään.

Miten toimitaan: HUS toimittaa aineiston tutkijalle tekemänsä päätöksen mukaisesti kuten ennenkin. Kelan ja THL:n aineistojen osalta tutkijan tulee tehdä uusi tietolupahakemus Findatan sähköisessä hakujärjestelmässä 1.4.2020 alkaen.

Takaisin ylös

Muutoshakemusten käsittely

Findata käsittelee 1.4.2020 alkaen muutoshakemukset aina, kun muutos koskee usean eri rekisterinpitäjän tai yksityisen palveluntarjoajan aineistoa.

Mikäli muutoshakemus koskee vain yhden julkisen rekisterinpitäjän aineistoa, luvan myöntänyt rekisterinpitäjä käsittelee muutoshakemuksen kuten ennenkin.

STM:n maksuasetus määrittelee, milloin kyseessä on Findatan osalta muutoshakemus ja milloin uusi tietolupahakemus. Sen mukaan muutoshakemuksia ovat sellaiset hakemukset, joissa pidennetään  luvan voimassaoloaikaa ja/tai lisätään tietoluvan nojalla luovutetun aineiston käsittelyyn oikeutettuja henkilöitä.

Aina kun muutos koskee aineistoa, kyseessä on Findatan näkökulmasta uusi tietolupahakemus. Myös toisiolain mukaisen käyttötarkoituksen muutos vaatii uuden tietolupahakemuksen. Kaikki lupahakemukset jätetään verkkolomakkeella, jonne pääset osoitteesta https://lupa.findata.csc.fi/ (aukeaa uuteen ikkunaan). Järjestelmään kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistuksen avulla.

Takaisin ylös

Datan siirto kolmansiin maihin (EU-/ETA-alueen ulkopuolelle)

Henkilötietojen käsittely ulkomailta käsin on henkilötietojen siirtämistä, vaikka tiedot olisivat etäkäyttöympäristössä.

EU:n tietosuoja-asetuksen puitteissa dataa on mahdollista siirtää Euroopan talousalueen sisällä (EU-maat sekä Norja, Liechtenstein, Islanti) samoilla perusteilla kuin Suomen sisällä.

Mikäli tietoja halutaan siirtää tai käsitellä edellä mainittujen maiden ulkopuolella eli nk. kolmansissa maissa, siihen on oltava tietosuoja-asetuksen V luvun mukainen oikeusperuste.

Oikeusperusteet on lueteltu alla. Riittää, että yhden siirtoperusteen edellytykset täyttyvät.

1) 45 artiklan mukainen komission päätös tietosuojan riittävyydestä, ajantasainen tieto Euroopan komission sivuilla: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_fi (aukeaa uuteen ikkunaan)

  • Tällä hetkellä (31.3.2020) Euroopan komission päätöksellä seuraavien maiden tietosuoja on arvioitu riittäväksi: Andorra, Argentiina, Fär-saaret, Guernsey, Israel, Japani, Jersey, Kanada (osittainen päätös: kaupalliset organisaatiot), Man-saari, Sveitsi, Uruguay, Uusi-Seelanti, ja Yhdysvallat (osittainen päätös Privacy Shield-järjestelyn puitteissa). Neuvottelut Etelä-Korean kanssa ovat käynnissä.
  • Mikäli siirron edellytykset täyttyvät tällä perusteella, muuta toimenpidettä ei tarvita ja Findata huomioi tämän perusteen tietolupapäätöksessään siirtoon oikeuttavana seikkana. Tämä ns. turvallisen maan peruste on ensisijainen siirtoperuste.
  • Lisätietoa tietosuojavaltuutetun sivuilla: https://tietosuoja.fi/siirto-tietosuojan-riittavyytta-koskevan-paatoksen-perusteella (aukeaa uuteen ikkunaan)

2) 46 artiklan 2 kohdan mukaiset tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet

  • Vakiolausekkeet (standard contractual clauses, SCC) ovat Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita, joita voi hyödyntää joko kahden rekisterinpitäjän tai rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisissä sopimuksissa.
  • Tarkista vakiolausekkeet tietosuojavaltuutetun sivuilta: https://tietosuoja.fi/komission-hyvaksymat-vakiolausekkeet (aukeaa uuteen ikkunaan)
  • Tätä siirtoperustetta käytettäessä Findata huomioi kyseisen perusteen tietolupapäätöksessä. Findata antaa datan käyttöön EU/ETA-alueen ulkopuolelle tällä edellytyksellä ja vasta sitten, kun hakija/luvansaaja on toimittanut Findatalle allekirjoitetut vakiolausekkeet tiedoksi. Huomaa, että vakiolausekkeisiin ei saa tehdä omia muutoksia tai täydennyksiä, vaan ne on hyväksyttävä sellaisenaan.

3) 47 artiklan mukaiset yritystä koskevat sitovat säännöt

  • Yritystä koskevat sitovat säännöt (Binding Corporate Rules, BCR) tarkoittavat yhteisiä sitovia sääntöjä henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin konsernin tai yhteistä taloudellista toimintaa harjoittavien yritysten sisällä.
  • Lisätietoa tietosuojavaltuutetun sivuilla: https://tietosuoja.fi/yritysta-koskevat-sitovat-saannot (aukeaa uuteen ikkunaan)
  • Tätä siirtoperustetta käytettäessä Findata huomioi kyseisen perusteen tietolupapäätöksessä. Findata antaa datan käyttöön EU/ETA-alueen ulkopuolelle tällä edellytyksellä ja vasta sitten, kun hakija/luvansaaja on toimittanut tietolupaviranomaiselle tiedoksi ko. käytännesäännöt ja sen, että ne on asianmukaisesti hyväksytty jonkin EU-jäsenvaltion tietosuojavaltuutetun toimesta.

4) 49 artiklan mukaiset poikkeukset ja suojatoimet, kuten tutkittavan nimenomainen suostumus ehdotettuun siirtoon sen jälkeen, kun häntä on informoitu siirtoon liittyvistä riskeistä. Tätä siirtoperustetta voidaan käyttää vain poikkeustapauksissa.

Lisätietoja tietojen siirrosta Iso-Britanniaan brexitin vuoksi tietosuojavaltuutetun sivuilla: https://tietosuoja.fi/brexit (aukeaa uuteen ikkunaan)

Takaisin ylös