Tietolupahakemuksella voit hakea Sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findatasta yksilötasoista aineistoa.

Tietoluvan myöntämisen jälkeen aineistot poimitaan eri rekisterinpitäjien toimesta ja toimitetaan tietoturvallisesti Findataan, jossa esikäsittelemme ja pseudonymisoimme sekä tarvittaessa yhdistelemme ja anonymisoimme ne.

Käytännössä tiedoista poistetaan suorat tunnisteet ja tuotetaan pseudotunniste, jonka avulla eri henkilöt voidaan erottaa toisistaan ja tietoja voidaan yhdistellä henkilötasolla eri tiedostoista.

Jos tarvitset yksilötasoista aineistoa ainoastaan yhdeltä rekisterinpitäjältä, tulee asiasta tiedustella kyseiseltä rekisterinpitäjältä.

Tältä sivulta löydät:

Katso myös:

Oletko hakemassa lupaa Kanta-tietojen toissijaiseen käyttöön? Ota ensin yhteys Findatan neuvontaan

Kanta-palveluihin tallennettujen tietojen toissijaiseen käyttöön on mahdollista hakea lupaa 1.1.2021 alkaen Findatalta. Toissijaiseen käyttöön saatavien aineistojen sisältö on kuitenkin aluksi suppea, eikä aineistokuvauksia ole vielä saatavilla. Pyydämme ottamaan yhteyttä neuvontaamme ennen hakemuksen lähettämistä: 029 524 6500 tai info@findata.fi.

Lisätietoja uutisesta: Findata alkaa vastaanottaa hakemuksia Kanta-palvelujen tietoihin vuodenvaihteessa

Ohje tietolupahakemuksen tekemiseen

Voit tehdä tietolupahakemuksen Findatalle verkkolomakkeella, jonne pääset osoitteesta https://lupa.findata.csc.fi/ (aukeaa uuteen ikkunaan). Järjestelmään kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistuksen tai Haka-kirjautumisen avulla.

Tietolupahakemuksen voi jättää suomen, ruotsin tai englannin kielellä.

Tietolupahakemuksessa kysytään

  • Hakijan tiedot
  • Laskutustiedot
  • Haettavien tietojen käyttötarkoitus
  • Kohdejoukon poimintaehtojen määrittely
  • Kohdejoukolle poimittavien verrokkihenkilöiden tai sukulaispoiminnan poimintaehtojen määrittely
  • Rekisterikohtaiset muuttujaluettelot ja poimintaan liittyvät rajaukset. Liitä tiedot alla olevan taulukon mukaisessa muodossa. Lataa taulukkopohja Word-tiedostona tästä linkistä ja täytä se.
  • Aineiston käsittelyä koskevat tiedot
  • Luettelo henkilöistä, jotka tulevat käsittelemään aineistoa
  • Liitteet: poimittavien tietojen muuttujaluettelo, tutkimussuunnitelma (jos tieteellinen tutkimus), muut tarvittavat liitteet
  • Lisätiedot: voit antaa muita hakemukseen liittyviä lisätietoja

Taulukko: Rekisterikohtaiset muuttujaluettelot ja poimintaan liittyvät rajaukset

Lataa taulukkopohja Word-tiedostona tästä linkistä, täytä ja liitä hakemukseen.

REKISTERIN NIMI XX
RAJAUKSET Kohdejoukko: XX
Aikaväli, jolta tiedot poimitaan: XX
Muut rajaukset: XX
POIMITTAVAT MUUTTUJAT XX
MUUTA HUOMIOITAVAA XX

Voit katsoa tietolupahakemuksen kaikki kysymykset mallilomakkeesta (tulossa pian). Huomioithan, että voimme vastaanottaa hakemuksen vain verkkolomakkeella, jonne pääset osoitteesta https://lupa.findata.csc.fi/ (aukeaa uuteen ikkunaan).

Findatan toiminnan kohteena olevien rekisterinpitäjien rekisterien tietosisällöistä kannattaa toistaiseksi etsiä tietoa rekisterinpitäjien omilta verkkosivuilta. Löydät lisätietoa Aineistot-sivulta.

Takaisin ylös

Miten voit nopeuttaa hakemuksesi käsittelyä

Hakemuksen käsittelyaikaan vaikuttaa hakemuksen sisältö (erityisesti aineistokuvauksen tarkkuus), hakemuskäsittelytilanne sekä rekisterinpitäjien vastausajat. Mikäli hakemukseesi liittyy epäselvyyksiä, ole tarvittaessa yhteydessä suoraan rekisterinpitäjiin ja Findatan neuvontaan käsittelyn nopeuttamiseksi.

Voit nopeuttaa hakemuksesi käsittelyä seuraavilla tavoilla:

  1. Täytä hakemus huolellisesti
  2. Määritä tietotarve ja rekisterikohtaiset aineistopoiminnat mahdollisimman tarkkaan ennen hakemuksen lähettämistä. Käytä tämän linkin takaa löytyvää taulukkoa poimintojen määrittelyssä. Puutteelliset määrittelyt voivat johtaa hakemuksen palauttamiseen.
  3. Huolehdi aineiston rajauksesta. Henkilötietojen luovutuksessa sovelletaan tietosuoja-asetuksen mukaista minimointiperiaatetta, eli vain välttämättömät tiedot on mahdollista luovuttaa. Poiminta voi olla laaja, kunhan tietotarve on perusteltu.
  4. Ota yhteyttä suoraan rekisterinpitäjiin, mikäli tarvitset lisätietoja aineistoista tai muuttujista. Rekisterinpitäjät tarjoavat toisiolain mukaisesti neuvontapalvelua omia aineistojaan koskien ja ovat niiden suhteen parhaita asiantuntijoita. Löydät lisätietoja Aineistot-sivulta. Voit myös ottaa yhteyttä neuvontaamme tai hyödyntää Aineistokatalogia.
  5. Tarkista  tekemästämme taulukosta, onko Findata toimivaltainen viranomainen kyseiseen lupahakemukseen. Poikkeuksen Findatan ”yhden luukun palveluun” tekevät Digi- ja väestötietovirasto (DVV), Eläketurvakeskus (ETK) ja Tilastokeskus. Mikäli lupien myöntämiseen liittyvät toimivallat eivät ole täysin selviä, kannattaa olla yhteydessä neuvontaamme  ennen hakemuksen lähettämistä.

Takaisin ylös

Kustannukset

Tietolupahakemusta koskevasta päätöksestä ja aineiston käsittelystä peritään maksu. Findatan palvelun hinta muodostuu päätöstä koskevasta maksusta sekä tuntiperusteisesta maksusta, joka määräytyy aineiston yhdistämiseen ja käsittelyyn käytetystä työajasta.

Findatan maksujen lisäksi lopulliseen hintaan vaikuttavat rekisterinpitäjien omiin säännöksiin perustuvat maksut pyydettyjen aineistojen poiminnasta ja toimittamisesta.

Tietolupahakemuksen käsittelyn yhteydessä pyydämme rekisterinpitäjiltä enimmäiskustannusarvion tarvittavan aineiston poiminnasta. Annamme enimmäiskustannusarvion myös Findatan aineistonkäsittelyn kustannuksista.

Välitämme arviot hakijalle ennen lupapäätöksen tekemistä. Aineiston lopullinen hinta varmistuu vasta aineiston luovutuksen jälkeen. Rauenneesta ja kielteisestä päätöksestä veloitetaan erillinen käsittelymaksu.

Löydät lisätietoa kustannuksista Hinnasto-sivulta.

Takaisin ylös

Yleisiä ohjeita ja huomioita verkkolomakkeen käyttöön

Voit tehdä tietolupahakemuksen Findatalle verkkolomakkeella, jonne pääset osoitteesta https://lupa.findata.csc.fi/ (aukeaa uuteen ikkunaan). Järjestelmään kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistuksen avulla.

Hakemusjärjestelmässämme on kuukausittainen huoltokatko keskiviikkona 18.11.2020 klo 8-12. Palvelussa saattaa tällä ajalla ilmetä häiriöitä, mutta ne korjaantuvat huoltokatkon jälkeen.

Löydät  järjestelmiin liittyvät tekniset tiedotteet esim. huoltokatkoista, järjestelmähäiriöistä ja käyttöön vaikuttavista rajoitteista tältä sivulta: Tekniset tiedotteet

Järjestelmässä on huoltokatko joka aamu klo 8.00–9.00.

Muistathan tallentaa keskeneräisen hakemuksen noin 15 minuutin väliajoin. Tällä hetkellä järjestelmä kirjaa hakijan ulos automaattisesti tietyn aikarajan jälkeen, eikä lomake tallennu automaattisesti.

Internet Explorer -selaimella saattaa esiintyä häiriöitä kirjautumisessa ja käytössä. Suosittelemme muiden selainten käyttämistä.

Ongelmatilanteissa voit ottaa yhteyttä Findatan neuvontapalveluun sähköpostitse: info@findata.fi tai puhelimella: 029 524 6500 (avoinna arkisin klo 9.00–11.00 ja 12.00–16.00).

Tällä hetkellä tunnistautuminen ja siten tietoluvan hakeminen on mahdollista henkilöille, joilla on Suomen väestötietojärjestelmään kirjattu henkilötunnus. Edistämme parhaillaan muita tunnistusratkaisuja.

Takaisin ylös

Aineiston käsittely tietoluvan myöntämisen jälkeen

Tietoluvan myöntämisen jälkeen asiakkaan tiedot poimitaan eri rekisterinpitäjien toimesta ja toimitetaan tietoturvallisesti Findataan.

Findatassa nämä rekisterinpitäjiltä kootut aineistot esikäsitellään ja pseudonymisoidaan sekä tarvittaessa yhdistellään ja anonymisoidaan. Käytännössä tiedoista poistetaan suorat tunnisteet ja samalla tuotetaan pseudotunniste, jonka avulla eri henkilöt voidaan erottaa toisistaan ja tietoja voidaan yhdistellä henkilötasolla eri tiedostoista.

Tietojen yhdisteleminen kohdistuu vain henkilötunnuksella yhdistämiseen ja toteutetaan vain silloin, kun yhdistäminen ei vaadi esimerkiksi luokitusten harmonisointia.

Aineiston käsittelyn jälkeen aineistot siirretään asiakkaan käsiteltäväksi tietoturvalliseen käyttöympäristöön.

Takaisin ylös

Keskeneräisten hakemusten käsittely

Mitä sellaisille hakemuksille tapahtuu 1.4.2020 jälkeen, jotka ovat jonossa tai joiden käsittely on kesken jollain toisiolain 6 §:n rekisterinpitäjällä?

Findata on 1.4.2020 alkaen ainoa toimivaltainen viranomainen, joka voi myöntää luvat sosiaali- ja terveystietojen toissijaiseen käyttöön silloin, kun tietoja yhdistellään usealta rekisterinpitäjältä.

Mikäli hakemuksessa haetaan aineistoa vain yhdeltä rekisterinpitäjältä eikä sitä ole tarkoitus yhdistää muiden rekisterinpitäjien aineistoihin, yksittäinen rekisterinpitäjä on toimivaltainen myöntämään luvan myös 1.4.2020 jälkeen.

Yksittäinen rekisterinpitäjä vastaa luvan myöntämisestä myös niissä tapauksissa, joissa tietoja yhdistetään useista eri rekistereistä, mutta hakijalla on jo voimassa oleva lupa muiden rekisterinpitäjien tietoihin. Toisiolain voimaantulo ei vaikuta voimassa oleviin lupiin.

Alla on lueteltu tapauskohtaisesti, miten eri tilanteissa toimitaan.

1. Tietolupahakemus jätetty ennen 1.5.2019

Toisiolain siirtymäsäännösten mukaan kaikki sellaiset hakemukset, jotka on jätetty yksittäisille rekisterinpitäjille ennen lain voimaantuloa eli 1.5.2019, käsitellään loppuun saakka yksittäisissä rekisterinpitäjissä.

Tämä tarkoittaa, että mikäli hakemus on jätetty ennen 1.5.2019, kukin rekisterinpitäjä tekee siihen päätöksen sekä poimii ja toimittaa aineiston, vaikka hakemusta ei olisi ehditty vielä edes ottaa käsittelyyn 1.4.2020 mennessä.

Esimerkki: Tutkija on hakenut aineistoa HUS:lta, Kelalta ja THL:lta helmikuussa 2019 tarkoituksenaan yhdistää aineistot analysointia varten. Hän ei ole saanut vielä kaikkia tietolupapäätöksiä tai aineistoja.

Miten toimitaan: HUS, Kela ja THL käsittelee kukin heille tulleet hakemukset loppuun ja toimittavat aineistot tutkijalle kuten ennenkin.

2. Tietolupahakemus jätetty 1.5.2019 jälkeen ja siihen on tehty päätös, mutta aineistoa ei ole toimitettu 31.3.2020 mennessä

Vaikka tietolupahakemus on jätetty toisiolain voimaantulon jälkeen, se voidaan silti käsitellä loppuun yksittäisessä rekisterinpitäjässä, mikäli hakemukseen on tehty päätös viimeistään 31.3.2020. Tällöin aineisto toimitetaan luvan mukaisesti asiakkaalle myös 1.4.2020 jälkeen.

Tulkinta perustuu luvanhakijan oikeusturvan ja luottamuksensuojan kunnioittamiseen sekä hyvään hallintotapaan: viranomaispäätös on pitävä ja siihen tulee pystyä luottamaan.

Esimerkki: Tutkija on hakenut aineistoa HUS:lta, Kelalta ja THL:lta kesäkuussa 2019 tarkoituksenaan yhdistää aineistot analysointia varten. Hän on saanut kaikilta rekisterinpitäjiltä lupapäätöksen, mutta kaikkia (tai mitään) aineistoja ei ole vielä toimitettu.

Miten toimitaan: HUS, Kela ja THL toimittavat aineistot tutkijalle tekemiensä päätösten mukaisesti kuten ennenkin.

3. Tietolupahakemus jätetty 1.5.2019 jälkeen, eikä siihen ole tehty päätöstä 31.3.2020 mennessä

Mikäli hakemus on jätetty 1.5.2019 jälkeen eikä siihen ole tehty päätöstä 31.3.2020 mennessä, hakemus on jätettävä uudestaan Findatalle sähköisen hakemusjärjestelmän kautta.

Jos hakemus koskee usean eri rekisterinpitäjän aineistoa, Findata on 1.4.2020 alkaen ainoa toimivaltainen viranomainen tietoluvan myöntämiseen.

Hakemus tulee lähettää Findatalle kokonaisuudessaan uudestaan 1.4.2020 alkaen siksi, koska toisiolaki velvoittaa Findatan käyttämään hallintajärjestelmää tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen vastaanottoon. Findata ei siis voi ottaa vanhoja hakemuksia suoraan yksittäisiltä rekisterinpitäjiltä käsittelyyn.

Myös käsittelyn edellytyksenä olevat selvitys- ja täydennyspyynnöt sekä hakijan Findatalle toimittamat selvitykset, täydennykset ja hakemusta koskevat muutokset toteutetaan hallintajärjestelmän välityksellä.

Jos käyttötarkoituksen edellytyksenä on lakisääteisesti tiedonhyödyntämissuunnitelman eettinen ennakkoarviointi, myös eettinen arviointi saatetaan vireille ja lausunto toimitetaan hallintajärjestelmän välityksellä.

Esimerkki: Tutkija on hakenut aineistoa HUS:lta, Kelalta ja THL:lta helmikuussa 2020 tarkoituksenaan yhdistää aineistot analysointia varten. Hakemuksista käy ilmi, että hän aikoo yhdistää aineistot. Tutkija on saanut HUS:lta myönteisen lupapäätöksen, mutta Kela tai THL ei ole tehnyt vielä asiasta päätöstä. Aineistoja ei ole toimitettu mistään.

Miten toimitaan: HUS toimittaa aineiston tutkijalle tekemänsä päätöksen mukaisesti kuten ennenkin. Kelan ja THL:n aineistojen osalta tutkijan tulee tehdä uusi tietolupahakemus Findatan sähköisessä hakujärjestelmässä 1.4.2020 alkaen.

Takaisin ylös

Muutoshakemusten käsittely

Findata käsittelee 1.4.2020 alkaen muutoshakemukset aina, kun muutos koskee usean eri rekisterinpitäjän tai yksityisen palveluntarjoajan aineistoa.

Mikäli muutoshakemus koskee vain yhden julkisen rekisterinpitäjän aineistoa, luvan myöntänyt rekisterinpitäjä käsittelee muutoshakemuksen kuten ennenkin.

STM:n maksuasetus määrittelee, milloin kyseessä on Findatan osalta muutoshakemus ja milloin uusi tietolupahakemus. Sen mukaan muutoshakemuksia ovat sellaiset hakemukset, joissa pidennetään  luvan voimassaoloaikaa ja/tai lisätään tietoluvan nojalla luovutetun aineiston käsittelyyn oikeutettuja henkilöitä.

Aina kun muutos koskee aineistoa, kyseessä on Findatan näkökulmasta uusi tietolupahakemus. Myös toisiolain mukaisen käyttötarkoituksen muutos vaatii uuden tietolupahakemuksen. Kaikki lupahakemukset jätetään verkkolomakkeella, jonne pääset osoitteesta https://lupa.findata.csc.fi/ (aukeaa uuteen ikkunaan). Järjestelmään kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistuksen avulla.

Takaisin ylös

Datan siirto kolmansiin maihin (EU-/ETA-alueen ulkopuolelle)

Henkilötietojen käsittely ulkomailta käsin on henkilötietojen siirtämistä, vaikka tiedot olisivat etäkäyttöympäristössä.

EU:n tietosuoja-asetuksen puitteissa dataa on mahdollista siirtää Euroopan talousalueen sisällä (EU-maat sekä Norja, Liechtenstein, Islanti) samoilla perusteilla kuin Suomen sisällä.

Mikäli tietoja halutaan siirtää tai käsitellä edellä mainittujen maiden ulkopuolella eli nk. kolmansissa maissa, siihen on oltava tietosuoja-asetuksen V luvun mukainen oikeusperuste.

Oikeusperusteet on lueteltu alla. Riittää, että yhden siirtoperusteen edellytykset täyttyvät.

1) 45 artiklan mukainen komission päätös tietosuojan riittävyydestä, ajantasainen tieto Euroopan komission sivuilla: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_fi (aukeaa uuteen ikkunaan)

  • Tällä hetkellä (31.3.2020) Euroopan komission päätöksellä seuraavien maiden tietosuoja on arvioitu riittäväksi: Andorra, Argentiina, Fär-saaret, Guernsey, Israel, Japani, Jersey, Kanada (osittainen päätös: kaupalliset organisaatiot), Man-saari, Sveitsi, Uruguay ja Uusi-Seelanti. Neuvottelut Etelä-Korean kanssa ovat käynnissä.
  • Mikäli siirron edellytykset täyttyvät tällä perusteella, muuta toimenpidettä ei tarvita ja Findata huomioi tämän perusteen tietolupapäätöksessään siirtoon oikeuttavana seikkana. Tämä ns. turvallisen maan peruste on ensisijainen siirtoperuste.
  • Lisätietoa tietosuojavaltuutetun sivuilla: https://tietosuoja.fi/siirto-tietosuojan-riittavyytta-koskevan-paatoksen-perusteella (aukeaa uuteen ikkunaan).

2) 46 artiklan 2 kohdan mukaiset tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet

  • Vakiolausekkeet (standard contractual clauses, SCC) ovat Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita, joita voi hyödyntää joko kahden rekisterinpitäjän tai rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisissä sopimuksissa.
  • Tarkista vakiolausekkeet tietosuojavaltuutetun sivuilta: https://tietosuoja.fi/komission-hyvaksymat-vakiolausekkeet (aukeaa uuteen ikkunaan).
  • Tätä siirtoperustetta käytettäessä Findata huomioi kyseisen perusteen tietolupapäätöksessä. Findata antaa datan käyttöön EU/ETA-alueen ulkopuolelle tällä edellytyksellä ja vasta sitten, kun hakija/luvansaaja on toimittanut Findatalle allekirjoitetut vakiolausekkeet tiedoksi. Vakiolausekkeiden käyttö edellyttää myös lisätarkastelua tietosuojan riittävyydestä. Huomaa, että vakiolausekkeisiin ei saa tehdä omia muutoksia tai täydennyksiä, vaan ne on hyväksyttävä sellaisenaan.

3) 47 artiklan mukaiset yritystä koskevat sitovat säännöt

  • Yritystä koskevat sitovat säännöt (Binding Corporate Rules, BCR) tarkoittavat yhteisiä sitovia sääntöjä henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin konsernin tai yhteistä taloudellista toimintaa harjoittavien yritysten sisällä.
  • Lisätietoa tietosuojavaltuutetun sivuilla: https://tietosuoja.fi/yritysta-koskevat-sitovat-saannot (aukeaa uuteen ikkunaan)
  • Tätä siirtoperustetta käytettäessä Findata huomioi kyseisen perusteen tietolupapäätöksessä. Findata antaa datan käyttöön EU/ETA-alueen ulkopuolelle tällä edellytyksellä ja vasta sitten, kun hakija/luvansaaja on toimittanut tietolupaviranomaiselle tiedoksi ko. käytännesäännöt ja sen, että ne on asianmukaisesti hyväksytty jonkin EU-jäsenvaltion tietosuojavaltuutetun toimesta.

4) 49 artiklan mukaiset poikkeukset ja suojatoimet, kuten tutkittavan nimenomainen suostumus ehdotettuun siirtoon sen jälkeen, kun häntä on informoitu siirtoon liittyvistä riskeistä. Tätä siirtoperustetta voidaan käyttää vain poikkeustapauksissa.

Lisätietoja tietojen siirrosta Iso-Britanniaan brexitin vuoksi tietosuojavaltuutetun sivuilla: https://tietosuoja.fi/brexit (aukeaa uuteen ikkunaan).

Takaisin ylös