Tietolupahakemuksen tekeminen tapahtuu verkkolomakkeella Findatan hallintajärjestelmän kautta, jonne pääset osoitteesta https://lupa.findata.csc.fi/ (aukeaa uuteen ikkunaan). Järjestelmään kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistuksen avulla.

Ongelmatilanteissa voit ottaa yhteyttä Findatan neuvontapalveluun sähköpostitse: info@findata.fi tai puhelimella: 029 524 6500 (avoinna arkisin klo 9.00–11.00 ja 12.00–16.00).

Tällä hetkellä tunnistautuminen ja siten tietoluvan hakeminen on mahdollista henkilöille, joilla on Suomen väestötietojärjestelmään kirjattu henkilötunnus. Edistämme parhaillaan muita tunnistusratkaisuja.

Tältä sivulta löydät:

Ohje tietolupahakemuksen tekemiseen

Tietolupahakemuksella voit hakea Findatasta yksilötasoista aineistoa. Findatan toiminnan kohteena olevien rekisterinpitäjien rekisterien tietosisällöistä kannattaa toistaiseksi etsiä tietoa rekisterinpitäjien omilta verkkosivuilta.

Jos tarvitset yksilötasoista aineistoa ainoastaan yhdeltä rekisterinpitäjältä, tulee asiasta tiedustella kyseiseltä rekisterinpitäjältä.

Aineistopyyntöä koskevasta päätöksestä ja aineiston käsittelystä peritään maksu. Palvelun lopullinen hinta määräytyy Findataa koskevan STM:n maksuasetuksen mukaiseen maksuun päätöksestä sekä tuntiperusteiseen maksuun aineiston yhdistämiseen ja käsittelyyn käytetystä työajasta.

Findatan maksujen lisäksi lopulliseen hintaan vaikuttavat rekisteripitäjien omiin säännöksiin perustuvat maksut pyydetyn aineistojen poiminnasta ja toimittamisesta.

Tietolupahakemuksen käsittelyn käynnistyessä Findata pyytää rekisterinpitäjiltä hinta-arvion tarvittavan aineiston poiminnasta ja välittää tiedon hinta-arviosta hakijalle, jonka on mahdollista hyväksyä tai hylätä annettu hinta-arvio. Aineiston lopullinen hinta varmistuu vasta aineiston luovutuksen jälkeen. Rauenneesta ja kielteisestä päätöksestä veloitetaan erillinen käsittelymaksu.

Tietolupahakemuksen voi alkuun jättää suomen ja englannin kielellä. Ruotsinkielinen hakemuslomake tulee käyttöön pian.

Takaisin ylös

Tietolupahakemuksessa kysyttäviä asioita

HUOM. Tämä kuvaa yleisellä tasolla hakemuksen sisältöä ja hakemuksen yksityiskohtiin saattaa tulla muutoksia. Kaikki hakemukset jätetään sähköisen hakujärjestelmän kautta 1.4.2020 alkaen.

  • Hakemuksen tyyppi
    • Kysymyksillä varmistetaan, että hakemus kuuluu Findatalle
  • Luvanhakijan tiedot
    • Toimitteko luvanhakijana toisen lukuun?
      • Jos kyllä, osapuolet on nimettävä, hakemuksen jäseneksi on liitettävä ko. tahon edustaja ja liitettävä mukaan dokumentaatio toimeksiannosta
    • Luvanhakijan perustiedot (yksityishenkilön tai organisaation)
      • Yhteyshenkilön tiedot
    • Rekisterinpitäjän tiedot (jos eri kuin luvanhakija)
  • Laskutustiedot
  • Tietojen käyttötarkoitus
    • Toisiolain mukainen käyttötarkoitus
      • Jos kyseessä on tieteellinen tutkimus, liitä mukaan tutkimussuunnitelma
    • Onko kyseessä opinnäytetyö?
      • Jos kyllä, anna lisätietoja opinnäytetyöstä
    • Hankkeen nimi (vapaaehtoinen)
    • Lyhyt kuvaus tietojen käyttötarkoituksesta (max. 500 merkkiä)
  • Tiedonhyödyntämissuunnitelma
    • Nimeä henkilöt, jotka tulevat käsittelemään aineistoa
    • Henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste (Findatalta saatavalle aineistolle)
    • Haetko tällä hakemuksella käyttöoikeutta erityisiin henkilötietoihin? (Erityisiä tai arkaluontoisia henkilötietoja ovat esim. etninen alkuperä, seksuaalinen suuntautuminen tai käyttäytyminen, terveystiedot, biometriset tiedot ja geneettiset tiedot)
      • Jos kyllä, käsittelyn oikeudellinen peruste
    • Aiotko yhdistää Findatalta saatavaan aineistoon muutakin tietoa?
      • Jos kyllä, luettele muut käytettävät aineistot ja niiden lähteet. (HUOM. Aineistot toimitetaan Findatalle erikseen erillisen ohjeen mukaisesti, älä siis lähetä omia aineistoja hakemuksen liitteenä)
      • Oman aineiston käsittelyperuste
      • Jos omaan aineistoon liittyy aiemmin myönnettyjä tieto- tai tutkimuslupia tai eettisiä lausuntoja, anna näiden tiedot (itse dokumentteja ei tarvitse liittää mukaan)
      • Oletko hakenut tai tuletko hakemaan muita vastaavia lupia?
        • Jos kyllä, lisätiedot
  • Hankkeen rahoittajat / tilaajat
  • Onko hankkeessa päätetty, että rekisteröityjen oikeuksia rajoitetaan?
    • Jos kyllä, liitä tietosuojalain mukainen vaikutustenarviointi
  • Aineiston käsittely
    • Missä tiedostomuodossa aineisto luovutetaan etäkäyttöympäristöön?
    • Hankkeen (arvioitu) kokonaiskesto
    • Tietoluvan voimassaolo eli aineiston käyttöaika käyttöympäristössä (enintään 5 vuotta kerrallaan)
    • Missä maissa aineistoa käsitellään?
      • Jos muu kuin EU/ETA-maa: Yksilöi tietosuoja-asetuksen mukainen siirtoperuste
  • Poimintatapa
    • Poimitaan kaikki poimintaehdot täyttävät henkilöt
    • Poimitaan satunnaisotos poimintaehdot täyttävistä henkilöistä
      • Satunnaisotoksen koko
    • Ositettu otos
      • Liitä ositetaulukko
    • Kaikkiin edellä mainittuihin vaihtoehtoihin liittyen lisäkysymykset poiminnan yksityiskohdista
  • Luvanhakija toimittaa itse kohdejoukon henkilötunnukset Findatalle
    • Mistä rekisteristä tai muusta lähteestä kohdejoukko on peräisin?
    • Kerro laillinen käsittelyperuste
  • Vertailuhenkilöiden poimintaehtojen määrittely
    • Poimitaanko kohdejoukolle verrokkihenkilöitä?
      • Mistä rekisteristä verrokkihenkilöt poimitaan?
      • Poimintaehdot
    • Poimitaanko kohdejoukolle sukulaisia?
      • Mistä rekisteristä sukulaiset poimitaan?
      • Poimintaehdot
  • Henkilöistä luovutettavat tiedot
    • Mistä rekistereistä tietoja poimitaan?
    • Kohdejoukosta poimittavat tiedot
      • Kerro jokaisen rekisterin kohdalla seuraavat tiedot: rekisterinpitäjä, rekisteri, poimittavat tiedot, miltä ajalta tiedot poimitaan
    • Vertailuhenkilöistä poimittavat tiedot (esim. verrokit ja sukulaiset)
      • Kerro jokaisen rekisterin kohdalla seuraavat tiedot: rekisterinpitäjä, rekisteri, poimittavat tiedot, miltä ajalta tiedot poimitaan
  • Lisätiedot ja liitteet

Takaisin ylös

Keskeneräisten hakemusten käsittely

Mitä sellaisille hakemuksille tapahtuu 1.4. jälkeen, jotka ovat jonossa tai joiden käsittely on kesken jollain toisiolain 6 §:n rekisterinpitäjällä?

Findata on 1.4.2020 alkaen ainoa toimivaltainen viranomainen, joka voi myöntää luvat sosiaali- ja terveystietojen toissijaiseen käyttöön silloin, kun tietoja yhdistellään usealta rekisterinpitäjältä.

Mikäli hakemuksessa haetaan aineistoa vain yhdeltä rekisterinpitäjältä eikä sitä ole tarkoitus yhdistää muiden rekisterinpitäjien aineistoihin, yksittäinen rekisterinpitäjä on toimivaltainen myöntämään luvan myös 1.4.2020 jälkeen. Tämä koskee myös muutoshakemuksia.

Alla on lueteltu tapauskohtaisesti, miten eri tilanteissa toimitaan.

1. Tietolupahakemus jätetty ennen 1.5.2019

Toisiolain siirtymäsäännösten mukaan kaikki sellaiset hakemukset, jotka on jätetty yksittäisille rekisterinpitäjille ennen lain voimaantuloa eli 1.5.2019, käsitellään loppuun saakka yksittäisissä rekisterinpitäjissä.

Tämä tarkoittaa, että mikäli hakemus on jätetty ennen 1.5.2019, kukin rekisterinpitäjä tekee siihen päätöksen sekä poimii ja toimittaa aineiston, vaikka hakemusta ei olisi ehditty vielä edes ottaa käsittelyyn 1.4.2020 mennessä.

Esimerkki: Tutkija on hakenut aineistoa HUS:lta, Kelalta ja THL:lta helmikuussa 2019 tarkoituksenaan yhdistää aineistot analysointia varten. Hän ei ole saanut vielä kaikkia tietolupapäätöksiä tai aineistoja.

Miten toimitaan: HUS, Kela ja THL käsittelee kukin heille tulleet hakemukset loppuun ja toimittavat aineistot tutkijalle kuten ennenkin.

2. Tietolupahakemus jätetty 1.5.2019 jälkeen ja siihen on tehty päätös, mutta aineistoa ei ole toimitettu 31.3.2020 mennessä

Vaikka tietolupahakemus on jätetty toisiolain voimaantulon jälkeen, se voidaan silti käsitellä loppuun yksittäisessä rekisterinpitäjässä, mikäli hakemukseen on tehty päätös viimeistään 31.3.2020. Tällöin aineisto toimitetaan luvan mukaisesti asiakkaalle myös 1.4.2020 jälkeen.

Tulkinta perustuu luvanhakijan oikeusturvan ja luottamuksensuojan kunnioittamiseen sekä hyvään hallintotapaan: viranomaispäätös on pitävä ja siihen tulee pystyä luottamaan.

Esimerkki: Tutkija on hakenut aineistoa HUS:lta, Kelalta ja THL:lta kesäkuussa 2019 tarkoituksenaan yhdistää aineistot analysointia varten. Hän on saanut kaikilta rekisterinpitäjiltä lupapäätöksen, mutta kaikkia (tai mitään) aineistoja ei ole vielä toimitettu.

Miten toimitaan: HUS, Kela ja THL toimittavat aineistot tutkijalle tekemiensä päätösten mukaisesti kuten ennenkin.

3. Tietolupahakemus jätetty 1.5.2019 jälkeen, eikä siihen ole tehty päätöstä 31.3.2020 mennessä

Mikäli hakemus on jätetty 1.5.2019 jälkeen eikä siihen ole tehty päätöstä 31.3.2020 mennessä, hakemus on jätettävä uudestaan Findatalle sähköisen hakemusjärjestelmän kautta.

Jos aineistoa tullaan yhdistämään usealta eri rekisterinpitäjältä, Findata on 1.4.2020 alkaen ainoa toimivaltainen viranomainen tietoluvan myöntämiseen.

Hakemus tulee lähettää Findatalle kokonaisuudessaan uudestaan 1.4.2020 alkaen siksi, koska toisiolaki velvoittaa Findatan käyttämään hallintajärjestelmää tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen vastaanottoon. Findata ei siis voi ottaa suoraan vanhoja hakemuksia yksittäisiltä rekisterinpitäjiltä käsittelyyn.

Myös käsittelyn edellytyksenä olevat selvitys- ja täydennyspyynnöt sekä hakijan Findatalle toimittamat selvitykset, täydennykset ja hakemusta koskevat muutokset toteutetaan hallintajärjestelmän välityksellä.

Jos käyttötarkoituksen edellytyksenä on lakisääteisesti tiedonhyödyntämissuunnitelman eettinen ennakkoarviointi, myös eettinen arviointi saatetaan vireille ja lausunto toimitetaan hallintajärjestelmän välityksellä.

Esimerkki: Tutkija on hakenut aineistoa HUS:lta, Kelalta ja THL:lta helmikuussa 2020 tarkoituksenaan yhdistää aineistot analysointia varten. Hakemuksista käy ilmi, että hän aikoo yhdistää aineistot. Tutkija on saanut HUS:lta myönteisen lupapäätöksen, mutta Kela tai THL ei ole tehnyt vielä asiasta päätöstä. Aineistoja ei ole toimitettu mistään.

Miten toimitaan: HUS toimittaa aineiston tutkijalle tekemänsä päätöksen mukaisesti kuten ennenkin. Kelan ja THL:n aineistojen osalta tutkijan tulee tehdä uusi tietolupahakemus Findatan sähköisessä hakujärjestelmässä 1.4.2020 alkaen.

Takaisin ylös

Muutoshakemusten käsittely

Findata käsittelee 1.4.2020 alkaen muutoshakemukset aina, kun muutos koskee usean eri rekisterinpitäjän tai yksityisen palveluntarjoajan aineistoa. Mikäli muutoshakemus koskee vain yhden julkisen rekisterinpitäjän aineistoa, luvan myöntänyt rekisterinpitäjä käsittelee muutoshakemuksen kuten ennenkin.

STM:n maksuasetus määrittelee, milloin kyseessä on Findatan osalta muutoshakemus ja milloin uusi tietolupahakemus. Sen mukaan muutoshakemuksia ovat sellaiset hakemukset, joissa pidennetään  luvan voimassaoloaikaa ja/tai lisätään tietoluvan nojalla luovutetun aineiston käsittelyyn oikeutettuja henkilöitä.

Mikäli muutos koskee aineistoa, kyseessä on Findatan näkökulmasta uusi tietolupahakemus.

Takaisin ylös